Data dan Manajemen Pengetahuan

Pengolahan Data

Pengolahan data atau data processing merupakan manipulasi data ke bentuk yang lebih informative atau berupa informasi. Informasi merupakan hasil dari kegiatan pengolahan suatu data dalam bentuk tertentu yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau suatu peristiwa.

Fungsi Pengolahan Data

1. Pengolahan data untuk mengambil program dan juga data berupa masukan atau input data.
2. Pengolahan data untuk menyimpan program data dan menyediakan suatu pemrosesan.
3. Pengolahan data untuk menjalankan proses aritmatika dan juga logika pada suatu data yang tersimpan.
4. Pengolahan data untuk menyimpan hasil sampai hasil akhir suatu pengolahan.
5. Pengolahan data juga bisa berfungsi untuk menampilkan dan juga mencetak data yang sudah tersimpan.

Contoh Pengolahan Data

Pada prosedur pengolahan data terdiri dari sejumlah operasi pengolahan dasar dengan beberapa urutan berikut ini. Yang pertama adalah pencatatan atau recording yaitu proses memindahkan data pada beberapa formulir atau dokumen. Hal ini tidak hanya pada tahap organisasi namun juga pada semua tahap pengolahan diperlukan recording.

Contoh dari proses pengolahan data ini misalnya seorang dosen yang memasukkan nilai para mahasiswa pada buku catatannya. Pada akhir semester nilai tersebut akan dikumpulkan dan dihitung menjadi satu. Selanjutnya nilai akan dimasukkan ke dalam lembaran formulir dari BAAK untuk mencatat hasil akhirnya pada file induk masing-masing mahasiswa nantinya. Dan hasil akhir dalam bentuk trasnkrip dan dikirim kepada mahasiswa yang bersangkutan.

Urutan dalam prosedur dari pengolahan data berikutnya adalah duplikasi atau duplicating merupakan operasi menggandakan data formulir atau dokumen-dokumen. Duplikasi dilakukan atau bisa saja dikerjakan pada saat data dicatat secara manual atau juga bisa dikerjakan setelahnya dengan mesin.

Pendekatan Basis Data

Pendekatan basis data merupakan terkait penyempurnaan kegiatan manajemen data dibandingkan dengan pendekatan tradisional mulai dari pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, pengelolaan, dan penyebarluasan. Adapun kegiatan manajemen data pada pendekatan tradisional adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan data dalam pendekatan tradisional dikumpulkan dalam file-file yang tidak berhubungan satu sama lain.
2. Penyimpanan data jauh lebih besar dari yang seharusnya karena terjadinya duplikasi data.
3. Pemeliharaan data berdasarkan karakteristiknya akan lebih sulit karena banyaknya data dalam file tanpa diketahui hubungannya dengan file lainnya.
4. Pengelolaan data membutuhkan waktu lama karena masing-masing data berada dalam file-file yang tidak memiliki hubungan.
5. Penyebarluasan data menjadi lambat karena pengelolaan data yang lama.

Jenjang Data

Kegiatan manajemen tradisional tersebut yang disempurnakan oleh sistem basis data. Melalui sistem basis data dikelola secara berjenjang mulai dari karakter, item data, record , file sampai kemudian membentuk basis data.

                                           

• Karakter merupakan data terkecil yang bentuk numerik dan non numerik. Pada gambar pertama diketahui beberapa jenjang data, setiap satu huruf, angka, dan simbol (. dan /) merupakan karakater.
• Field adalah item data yang merupakan rangkaian kombinasi dari berbagai karakter.
• Record merupakan kumpulan unit dari item data. Record menggambarkan suatu unit data individu misalnya nama mahasiswa, NIM, kode mata kuliah, semester, tahun ajaran dan nilai.
• File terdiri dari kumpulan record yang membentuk suatu kesatuan data sejenis.

Karakteristik Penggunaan Basis Data

1. Para pemakai dapat mendefinisikan database, dengan menggunakan suatu bahasa.Definisi data(DDL). DDL mengijinkan para pemakai untuk menetapkan struktur dan jenis data dan batasan pada definisi data yang disimpan database.
2. Para pengguna  dapat memasukkan/menyisipkan,membaharui,menghapus, dan mendapat kembali data dari database, dengan menggunakan suatu bahasa Manipulasi data (DML). DML menyediakan fasilitas pemeriksaan umum pada data ini, memanggil data dengan bahasa query.
3. Menyediakan akses yang dikenddalikan data base. Sebagai contoh,mungkin menyediakan sistem keamanan, mencegah pemakai tidah syah mengakses database suatu sistem terintegrisi, yang memelihara dari data disimpan

Keuntungan

• Mengurangi kerangkapan data ( Redudansi )
  Data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda – beda sehingga apabila ada pengupdatean maka akan terjadi berulang – ulang. Penyimpanan data yang sama berulang – ulang di beberapa file dapat mengakibatkan juga inkonsistensi ( tidak konsisten ). Apabila salah satu dari file yang mengandung data tersebut terlewat di update maka terjadilah data yang tidak konsisten lagi.
• Adanya kemandirian ( kebebasan ) data atau data independent
  Dalam DBMS, misalnya pada struktur file setiap kali kita hendak melihat data cukuplah dengan perintah list. Apabila hendak menambah data cukup dengan Append. Ini berarti perintah – perintah dalam DBMS bebas terhadap database. Apapun perubahan dalam database semua perintah akan mengalami kestabilan tanpa perlu ada yang diubah. Hal ini akan berbeda dengan paket bahasa lainnya.
• Keamanan ( security ) data terjamin
  Tidak setiap pemakai sistem database diperbolehkan untuk mengakses semua data maksudnya data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang. Keamanan ini dapat diatur lewat program yang dibuat atau menggunakan fasilitas keamanan dari operating sistemnya.

Kerugian

• Diperlukan tempat penyimpanan yang besar
  Karena didalamnya terdapat suatu sistem database yang saling berkaitan maka perlu tempat penyimpanan yang besar untuk menampung sistem yang ada dan data ( dokumen ) yang akan ditampung.
• Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengelola data
  Untuk mengelola sistem yang besar tersebut, maka diperlukan orang yang memang ahli di bidang komputer yang menangani basis data sehingga tidak terjadi kesalahan – kesalahan yang diinginkan.
• Perangkat lunaknya mahal
  Perlu biaya yang besar untuk membeli perangkat lunak yang berorientasi pada sistem basis data terutama untuk komputer yang berjenis Main Frame.

Sistem Manajemen Basis Data

Sistem Manajemen Basis Data atau biasa dikenal dengan Database Management System (DBMS) adalah Suatu sistem untuk penyimpanan dan pengambilan data pengguna secara efisien dengan tindakan pengamanan yang tepat.

Karakteristik

• Tabel yang saling berhubungan - Sistem Manajemen Basis Data memungkinkan entitas dan relasi antar mereka membentuk tabel. Seorang pengguna sistem tersebut bisa memahami arsitektur database hanya dengan melihat nama tabel.
• Bahasa'Query' - Sistem basis data dilengkapi dengan bahasa query, yang membuatnya lebih efisien untuk mengambil dan memanipulasi data. Seorang pengguna dapat menerapkan sebanyak dan sebagai pilihan penyaringan yang berbeda seperti yang diperlukan untuk mengambil satu set data. Secara tradisional tidak mungkin sistem file-processing seperti ini digunakan.
• Konsistensi - Konsistensi adalah keadaan dimana setiap relasi dalam database tetap konsisten. Ada metode dan teknik yang ada, yang dapat mendeteksi usaha untuk meninggalkan database dalam keadaan tidak konsisten. Sistem basis data dapat memberikan konsistensi yang lebih besar dibandingkan dengan bentuk penyimpanan data sebelumnya yang menyimpan aplikasi seperti sistem pemrosesan file.
• Berkurangnya Duplikat Data - Sistem basis data mengikuti aturan normalisasi, yang membagi relasi ketika atributnya memiliki nilai redundansi / sama. Normalisasi adalah proses matematis yang kaya dan ilmiah yang mengurangi duplikat data.
• Isolasi Data - Sistem basis data sangat berbeda dari datanya. Database adalah entitas yang aktif, sedangkan data dikatakan bersifat pasif, dimana basis data bekerja dan mengatur. DBMS juga menyimpan metadata, yaitu data tentang data, untuk memudahkan prosesnya sendiri

Data Warehouse dan Data Mart

Data Warehouse adalah Suatu gudang data yang didalamnya terdapat data-data historis (sejarah) yang didapat dari berbagai sumber untuk dapat mengambil suatu keputusan, sedangkan Data Mart adalah Bagian dari data warehouse tersebut dan berada pada level departemen pada suatu organisasi. Data mart tersebut menangani sebuah business proses, misalkan pada penjualan, maka hanya pada proses penjualan itu saja yang akan  ditangani pada data mart.

Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu mencapai persaingan bisnis.

Jenis Penerapan Manajemen Pengetahuan

1.   Tacit Knowledge

Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.

2.   Explicit Knowledge

Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:

• Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
• Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan

Tujuan Penerapan Manajemen Pengetahuan

1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

Daftar Pustaka

http://artikel-az.com/pengertian-pengolahan-data/

https://newinformatikakomputer.wordpress.com/2012/12/23/keuntungan-dan-kerugian-sistem-basis-data/

http://www.sistem-informasi.xyz/2017/07/pengertian-sistem-manajemen-basis-data.html

https://www.pendidikanku.org/2015/11/perbedaan-data-warehouse-dan-data-mart.html

http://pengertianmanagement.blogspot.com/2012/11/pengertian-knowledge-management.html