Sistem Informasi

Sistem Informasi (SI) adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisasi. Hal ini merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi, tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. 

Menurut para ahli :

• Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM., (1999: 11) - Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
• Gordon B. Davis (1991: 91) - Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima input atau masukan data dan instruksi, mengolah data sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.

Peranan Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki manfaat dan peranan yang sangat penting dalam suatu organisasi. Tanpa adanya informasi, suatu organisasi tidak dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Informasi digunakan dalam organisasi yaitu mendukung operasi dalam suatu organisasi untuk mencatat, menyimpan dan mengorganisasikan semua data yang terkait dalam operasi tersebut, serta mengolah data-data menjadi informasi yang dapat dilaporkan pada pihak yang membutuhkan-nya.

Secara umum, sistem informasi memiliki peranan dalam suatu organisasi :

1.   Meminimalisir resiko (minimize risk)

      Setiap bisnis memiliki resiko terutama berkaitan dengan faktor keuangan. pada umumnya resiko berasal dari ketidakpastian dari aspek eksternal yang berada diluar control perusahaan. saat ini berbagai jenis aplikasi yang tersedia untuk mengurangi resiko-resiko yang di hadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert, dll. adanya teknologi informasi selain membantu perusahaan mengurangi resiko bisnis yang ada, juga menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko.

2.   Mengurangi kerugian (reduce costs)

    Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan yang akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Terdapat 4 cara untuk mengurangi biaya kegiatan operasional yaitu :

• Eliminasi  : Proses implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan proses yang tidak diperlukan. Contoh, call center menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan
• Simplikasi : Proses penyederhanaan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh, order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanap perlu datang ke bagian pelayanan order
• Integrasi     : Proses melakukan pengintergrasian beberapa proses menjadi satu hingga menjadi cepat dan praktis. (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan)
• Otomatisasi : Proses mengubah dari manual menjadi otomatis

3.   Memberikan nilai (add value)

   Menciptakan nilai bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan nilai ini untuk memuaskan pelanggan, menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumen untuk jangka panjang.

4.   Membuat arena bersaing (create new realities)

      Pesatnya perkembangan teknologi internet telah menumbuhkan persaingan baru bagi perusahan yaitu dunia maya. Berbagai konsep e-business seperi e-commerce, e-procurement, e-customer, dll pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Peranan sistem informasi dan teknologi informasi bagi masa depan organisasi yaitu :

1.  Mendukung proses dan operasi bisnis dan organisasi

2.  Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya

3.  Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif organisasi

Dampak Teknologi Informasi Terhadap Organisasi

1.   Struktur organisasi, otoritas, kekuatan

  Teknologi informasi memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian (banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi. 

2.   Tugas dalam pekerjaan

      Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan struktur perusahaan. Tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang.

3.   Jenjang karier karyawan

      Peningkatan pengunaan TI dalam perusahaan secara signifikan dan dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier. Telah banyak profesional berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka melalui pengalaman bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit. Pengunaan e-learning dan tutorial inteligen dapat menjadi jalan pintas bagi pembelajaran ini karena memungkinkan pengelolaan penggunaan pengetahuan secara lebih efisien.

4.   Supervisi

      Pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh.

5.   Pekerjaan manajer

      Tugas yang paling penting bagi manajer adalah pengambilan keputusan. TI dapat mengubah cara pengambilan keputusan yang dibuat dan akibatnya juga mengubah pekerjaan para manajer. Bagi para manajer teknologi informasi memberi mereka waktu untuk keluar dari kantor dan masuk ke lapangan. Mereka juga dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan. Pengumpulan informasi untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat melalui internet. TI mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi tahapan dalam proses pengambilan keputusan. Ti juga dapat mengubah syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan berkurang. Kepemimpinan yang efektif dapat dilakukan dengan komunikasi berbasis komputer.

Keuntungan Teknologi Informasi pada Organisasi

Adanya kemajuan teknologi di era globalisasi ini memberikan keuntungan bagi manusia yaitu memudahkan segala aspek kehidupan manusia dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Namun, tidak semua kemajuan selalu membawa keuntungan. Berikut terdapat dampak positif (keuntungan) dan dampak negatif (kerugian) dalam penggunaan teknologi informasi :

Keuntungan

• Kemajuan teknologi informasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara satu tempat ke tempat yang lain
• Membuka lapangan pekerjaan
• Bisnis yang berbasis Teknologi informasi (e-commerce) dapat mempermudah transaksi-transaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan
• Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah diakses untuk kepentingan pendidikan
• Dapat menghemat waktu, biaya promosi dan pemasaran
• Pengambilan keputusan yang tepat

Kerugian

• Peluang masuknya hal-hal yang berbau pornografi maupun kekerasan semakin mudah
• Mudah masuknya transaksi terlarang seperti transaksi barang seludupan atau transaksi narkoba
• Membuka peluang terjadinya cyber crime seperti pembobolan situs perusahaan oleh seorang cracker

Sistem Informasi sebagai Kebutuhan Kompetitif

Keunggulan kompetitif adalah kemampuan perusahaan untuk memformulasi strategi pencapaian peluang melalui maksimasi penerimaan dari investasi yang dilakukan. Terdapat 2 prinsip pokok yang perlu di miliki perusahaan untuk meraih keunggulan kompetitif, yaitu adanya nilai pandang pelanggan dan keunikan produk. Hal ini menjadi salah satu strategi agar menguntungkan perusahaan. Sistem informasi dapat mempengaruhi aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis.

Terdapat 3 dimensi keunggulan kompetitif :

1. Keunggulan Strategic adalah keunggulan mendasar yang dipilih oleh perusahaan melalui pemilihan bentuk operasional perusahaan yang berfokus pada keamanan
2. Keunggulan Taktikal adalah metode penyempurnaan strategi menggunakan cara yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang digunakan pesaing
3. Keunggulan Operasional adalah keunggulan yang berhubungan dengan proses transaksi sehari-hari

Sistem Informasi Strategis

Sistem Informasi Strategis (SIS) adalah sistem yang digunakan untuk membantu mencapai keunggulan kompetitif atas pesaing organisasi dan tujuan operasional. Sistem informasi dapat mempengaruhi aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya.

Terdapat 2 pengaruh penerapan Sistem Informasi Strategis yaitu :

1. Pengaruh Bersaing : Pengaruh ini secara langsung berdampak pada kemampuan bersaing kelompok yang dapat menimbulkan biaya bagi pelanggan untuk berpaling ke pesaing atau menimbulkan biaya bagi pesaing baru untuk masuk pasar
2. Pengaruh Industri : Pengaruh yang secara permanen mempengaruhi sifat bisnis pada industri tertentu

Peranan SIS

• Penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan produk serta layanan
• Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitif
• Membantu perusahaan dalam menghadapi pasar global

Terdapat 3 strategi kompetitif yang digunakan oleh perusahan untuk mencapai persaingan, yaitu :

1. Cost Leadership Strategy adalah Jika perusahaan mampu mencapai posisi biaya terendah dalam industri dengan cara rekayasa proses bisnis, menurunkan biaya dari pemasok dan menurunkan biaya ke pelanggan
2. Differentiation Strategy adalah Jika dapat menyediakan produk atau jasa yang unik dan mampu memberikan nilai lebih kepada pelanggan dibandingkan dengan pesaing lain, yaitu dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk menciptakan produk atau jasa yang berbeda dan mengurangi keuntungan diferensi dari pesaing
3. Focus Strategy adalah Jika dapat membantu perusahaan memfokuskan pada produk atau jasa khusus dalam organisasi

Daftar Pustaka 

https://sis.binus.ac.id/2017/09/12/apakah-sistem-informasi-itu-2/

https://www.academia.edu/7478548/Peranan_Sistem_Informasi_dalam_Organisasi

https://kolokberkarat.wordpress.com/dampak-teknologi-informasi-bagi-organisasi-individu-dan-masyarakat/

http://economic-manage.blogspot.com/2014/10/keunggulan-teknologi-informasi-dalam.html

https://maitsaanggrainiblog.wordpress.com/2017/04/05/sistem-informasi-sebagai-keunggulan-kompetitif/
https://sisforians2k16.blogspot.com/2016/10/pengertian-sistem-informasi-strategis.html